Reglement - De Klinker

Afdeling I: Algemene bepalingen

art. 1 Rechthebbenden + voorrangsregeling

Jeugdcentrum De Klinker stelt materiaal ter beschikking aan:

Aarschotse jeugdverenigingen (zoals erkend door de jeugdraad),
Aarschotse verenigingen die een activiteit naar jongeren inrichten,
Aarschotse verenigingen die erkend zijn door de stad Aarschot,
Vzw’s met de hoofdzetel in Aarschot,
Stadsdiensten van de stad Aarschot,
Onderwijsinstellingen van de stad Aarschot,
Aarschotse feitelijke verenigingen zoals buurtcomités, bands en jongerengroepen die een activiteit organiseren zonder commerciële doeleinden, niet voor privé doeleinden,
Niet-Aarschotse organisaties die op het grondgebied Aarschot een activiteit inrichten waarbij de activiteit hoofdzakelijk gericht is naar de inwoners van Aarschot.

Particulieren en commerciële organisaties zijn uitgesloten van ontlening. De uitleendienst is een lokale uitleendienst. Het materiaal mag enkel en alleen gebruikt worden op grondgebied van Aarschot. Voor weekend- en kampmateriaal voor jeugdverenigingen kan er een uitzondering zijn op bovenstaande regel.

Bij het behandelen van de aanvraag wordt prioriteit verleend volgens de aanvraagdatum.

Daarnaast hebben jeugdverenigingen tijdens de zomervakantie voorrang op verenigingen die een activiteit naar jongeren inrichten, die op hun beurt voorrang hebben op alle andere verenigingen, stadsdiensten en onderwijsinstellingen.

art. 2 Basisvoorwaarden

Elke lener die voor de eerste maal beroep doet op de stedelijke uitleendienst, dient éénmalig gegevens achter te laten:

Naam en adres van de vereniging
Een lijst met naam, adres en telefoonnummer van de bestuursleden van de vereniging

Bij wijzigingen (bijvoorbeeld nieuwe bestuursleden of adreswijziging) moet een nieuwe fiche worden ingevuld.

Bij publicatie van een activiteit wordt gevraagd om de naam en het logo van de stad Aarschot te gebruiken (te verkrijgen bij info@aarschot.be of bij de dienst Communicatie en PR).

Voor de ontlening wordt een kleine vergoeding gevraagd. Wat je reserveert, gebruik je ook! Iedere vereniging heeft even graag materiaal ter beschikking.

Als materiaal door de uitleendienst niet op de voorziene datum kan ter beschikking worden gesteld door overmacht, kan hiervoor geen schadevergoeding gevraagd worden. De uitleendienst zal in de mate van het mogelijke de kandidaat-gebruiker hiervan op de hoogte brengen.

Weigering ontlening bij onbetaalde facturen, veelvuldige schade, regelmatig laattijdig terugbrengen materiaal

art. 3 Aansprakelijkheid van de lener

De lener verbindt er zich toe het ontleende materiaal in geen geval verder aan derden uit te lenen of te verhuren, ook niet aan leden van de vereniging voor privégebruik. De aanvrager is tevens gebruiker of medeorganisator van de manifestatie waarvoor het materiaal geleend wordt. Bij twijfel kan het jeugdcentrum het materiaal onmiddellijk terugvorderen.

De lener is volledig aansprakelijk en draagt zorg voor:

Het in goede staat en volledig houden van de materialen en kuisen ervan voor het binnenleveren,
Het op correcte wijze vervoeren en opslaan van de materialen,
De juiste toepassing bij het gebruik van de materialen (conform de geldende verkeersreglementen, veiligheidsvoorschriften of zoals vermeld in de handleiding / de mondelinge instructies van de ontlener),
Het terugbrengen van de materialen in dezelfde verpakking waarin ze geleverd werden.

De lener is ertoe gehouden:

Geen herstellingen uit te voeren op eigen initiatief,
De aanhangwagen waarmee de materialen gebracht werden niet te verplaatsen,
De afgesproken data van afhalen en terugbrengen te respecteren,
De afgesproken huurprijs of opgelegde boetes te betalen,
De kosten van het herstellen of vervangen ten gevolge van beschadiging, verlies, diefstal, nalatigheid, onjuist gebruik, vervoer of opslag te betalen.

Het jeugdcentrum kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en/of andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik of misbruik van het geleende materiaal.

art. 4 Plichten van de lener

Vanuit de Stad Aarschot worden er geen verplichtingen opgelegd ivm verzekering. We raden de verenigingen wel aan om een verzekering te nemen. Eventuele beschadigingen, verlies of diefstal van het geleende, hetzij geheel of gedeeltelijk vallen ten laste van de verantwoordelijke lener. Zelf herstellen van of het aanbrengen van veranderingen is verboden.

Gebreken aan het uitgeleende materiaal vastgesteld voor, tijdens of na de activiteit worden bij inlevering ter kennis gebracht aan het jeugdcentrum De Klinker.

Materiaal dat nat is geworden en/of bij inlevering nog steeds nat is, moet ter kennis gebracht worden aan een medewerker van het jeugdcentrum De Klinker.

Afdeling II: Werking

art. 5 De aanvraag

De uitleendienst is gevestigd in het jeugdcentrum De Klinker, Demervallei 14 te 3200 Aarschot.
De aanvragen kunnen ten vroegste 6 maanden voor afhaling worden ingediend en dit tot op de dag zelf met uitzondering van podium, nadar, tafels, stoelen en springkastelen. Deze dienen ten laatste 14 kalenderdagen voor afhaling aangevraagd te worden.

De aanvragen voor stadsdiensten kunnen 1 jaar voor afhaling worden aangevraagd.

De lener dient het aanvraagformulier correct in te vullen; plaats, datum en uur van de activiteit moeten duidelijk zijn aangegeven.
Tijdens de uitleenperiode kunnen de medewerkers van jeugdcentrum De Klinker het gebruik van het uitgeleende materiaal controleren, hiertoe moet de ontlener steeds toegang verschaffen aan de medewerker. Indien de situatie en de opgegeven activiteit niet overeenkomen met de gegevens op het aanvraagformulier wordt het materiaal onmiddellijk teruggevorderd door deze medewerker. De lener dient het materiaal desgevallend onmiddellijk terug te geven aan de medewerker van De Klinker.

art. 6 Tijdsduur

De ontlening wordt beperkt tot maximaal 7 dagen, behalve voor kampmateriaal. Ontlening voor langere termijn kan op voorwaarde dat de lener dit motiveert bij aanvraag bij de uitleendienst.

art. 7 Controle

De materiaalcontrole gebeurt via de checklist die zowel de ontlener als een medewerker van het jeugdcentrum De Klinker handtekenen bij afhaling en terugbrengen van het materiaal, behalve voor nadar en podium.

De controle van de nadarhekken en/of de podiumelementen gebeurt via een checklist die zowel de lener als een medewerker van de technische dienst van de stad Aarschot handtekenen bij het afhalen/leveren en bij het terugbrengen/ophalen van nadar en/of podium. De medewerker van de technische dienst controleert bovendien nadar en/of podium op de afgesproken wijze op de juiste kar werden geplaatst door de ontlener.

art. 8 Facturatie en schade

Factuur wordt verstuurd naar het adres van vereniging na afloop van de activiteit. Hierop worden volgende elementen aangerekend:

Huurprijs + eventuele levering
Verbruik van materiaal
Schade
Boetes en annuleringskosten

In geval van schade die niet bij de controle merkbaar was en pas door gebruik naderhand tot uiting komt, zal het jeugdcentrum met de ontlener tot een vergelijk proberen te komen naar het betalen van de schade.

De factuur dient betaald te worden binnen 30 dagen na facturatiedatum.

art. 9 Annuleringskosten

Bij annulatie twee weken voor de activiteit wordt de helft van de prijs aangerekend.
Bij annulatie één week voor de activiteit wordt de hele prijs aangerekend.

art 10. Afhalen en terugbrengen materiaal (JC De Klinker)

Behalve de nadarhekken en het podium worden alle materialen afgehaald aan JC De Klinker, Demervallei 14, te 3200 Aarschot.

De ontlener biedt zich een kwartier voor sluitingstijd van de betreffende dienst aan, om materiaal op- of af te halen.
Alle door de lener te bedienen en te gebruiken materiaal dient door hemzelf te worden afgehaald en teruggebracht op de afgesproken locatie en datum en dit tijdens de openingsuren van het jeugdcentrum.
Het materiaal dient afgehaald en teruggebracht te worden in een gesloten voertuig voor de materialen aangeduid met het volgende logo: en dit alles op eigen kosten.
De lener voorziet 2 personen voor het lossen en laden van de materialen.
Bij niet afhaling van het materiaal krijgt de ontlener een waarschuwing. Valt dit tweemaal voor wordt de lener geschorst voor uitleningen gedurende 6 maanden.
Materiaal wordt niet ontleend alvorens de checklist, door zowel de lener als door een medewerker van het jeugdcentrum De Klinker, is overlopen en ondertekend.

art.11 Afhalen en terugbrengen nadar en podium (werkhuizen van de technische dienst)

De nadarhekken en het podium worden -volgens afspraak- afgehaald of geleverd.

Afhalen en terugbrengen gebeurt aan de werkhuizen, Nieuwlandlaan 30 c, te 3200 Aarschot.

De nadar en het podium kan door de verenigingen zelf worden opgehaald. Indien gevraagd wordt de levering toch te laten gebeuren door de technische dienst, zal hiervoor een vergoeding van 50 euro worden aangerekend. Het ophalen van het materiaal zit in deze prijs inbegrepen.
De lener voorziet 2 personen voor het lossen en laden van de materialen.
De nadarhekken moeten op de correcte manier en op de juiste kar worden teruggeplaatst. Lossen, openzetten en terug opladen op geordende wijze dient te gebeuren door de lener.

Afdeling III: Sancties / Boetes

art.12 Categorie

Laattijdig terugbrengen zonder verwittigen aan jeugddienst

Boete = 15 euro per dag.
Indien de nadarhekken of podiumelementen als gevolg van niet tijdig inleveren door eigen diensten moeten worden opgehaald, wordt een supplementaire boete betaald van 50 euro. Dit bedrag wordt mee verrekend op de factuur.

Verlies of diefstal

Bij verlies of diefstal wordt de volledige vergoeding (tegen aankoopprijs) van niet ingeleverde materialen aangerekend.

Schade

Volledige vergoeding van de herstellingskost met nieuwe materialen.
Niet of incorrect stapelen van de nadarhekken op de juiste kar (zoals geleverd/afgehaald).
Boete van 50 euro wordt mee verrekend op de factuur.
Inbreuken tegen netheid van de nadarhekken en/of podiumelementen
Indien de nadarhekken en/of podiumelementen vuil terugkomen, wordt een boete van 50 euro mee verrekend op de factuur.

Voor stadsdiensten wordt bij schade, niet naleven van de afspraken en niet terugbrengen in een nette staat steeds het diensthoofd gewaarschuwd en eventuele schade wordt door het ontlenende departement of dienst vergoed of hersteld (CBS dd 7/10/04).

art.13 Slotbepalingen

Wie materiaal leent, verklaart zich akkoord met bovenstaand gebruikersreglement en verbindt zich ertoe het materiaal te gebruiken volgens de afspraken en/of de handleiding.
Wie materiaal leent, stemt toe met de correcte invulling van het aanvraagformulier.
Inbreuken op het reglement van art.1, art.2, art.3 hebben als gevolg een dadelijke intrekking van de ontlening.

Inbreuken op het reglement zoals omschreven in artikel 11 en inbreuken op het reglement van art.3, art.9 en art.10 hebben uitsluiting van ontlening en gebruik van de uitleendienst tot gevolg. De medewerkers van JC De Klinker beslissen over de duur van de uitsluiting.

JC De Klinker kan bovendien elke gebruiker uitsluiten van ontlening omwille van het niet naleven van één of meerdere artikels van het gebruikersreglement, van herhaaldelijke schadegevallen en wanbeheer van het materiaal en dit maximaal voor één jaar.

Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 april 2016 en vervangt alle vroegere reglementen betreffende de uitleendienst van het jeugdcentrum De Klinker.

Het jeugdcentrum kan dit gebruiksreglement altijd aanpassen. Wijzigingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.